FLAIRS TEAM VAN EXPERTS
Bij het woord ‘etiquette’ denk je misschien aan met mes en vork eten en niet met volle mond praten, maar etiquette heb je overal. Dus ook op de werkvloer. Oké, dat je niet dronken aankomt op je werk, hardop scheten laat bij je baas en je niet zonder te overleggen een dag vrij neemt – dat snappen we allemaal. Maar hoe weet je of je je collega’s beter kunt appen of mailen? Of je ‘u’ zegt tegen je dertig jaar oudere baas? En of je buiten werktijden beschikbaar moet zijn? Maar ook: leg je in deze tijd nog wel een hand op de schouder van je collega die net promotie heeft gekregen?
We moeten het nodig hebben over etiquette op de werkvloer.
Geen plek voor hoffelijkheid
‘Het zijn gewoontes die bepalen hoe je je beleefd en netjes moet gedragen,’ aldus de Nederlandse Encyclopedie. Amy Groskamp-ten Have legde deze gedragsregels in 1939 voor het eerst vast in haar boek Hoe hoort het eigenlijk?.
Maar deze gewoontes, of ongeschreven regels, zijn cultuur- en tijdsgebonden.
In China is een boer laten na een maaltijd een waardering voor het eten en bij de Inuit (een volk dat in het noorden van Canada en Groenland leeft, red.) is dat het laten van een scheetje.
Brigitte Balfoort is tegenwoordig dé expert als het aankomt op etiquette.
Ze schreef meerdere boeken, onder andere De etiquette bijbel op de werkvloer en Digitale etiquette, daarnaast geeft ze trainingen aan bedrijven over zakelijke etiquette. Wat zijn nou de belangrijkste gedragsregels op het werk? “Eigenlijk is het grotendeels hetzelfde als bij sociale etiquette, waarbij het netjes is dat je eerst aan de ander denkt en dan aan jezelf. Het grootste verschil is dat in sociale context er iets bestaat zoals hoffelijkheid, van heren naar dames, van jongeren naar ouderen. Maar op de werkvloer mag wettelijk gezien geen onderscheid worden gemaakt tussen man en vrouw. Dat zorgt voor een verschil met sociale etiquette.”
Hoewel je je kunt afvragen of die hoffelijkheid in sociale context niet ook een beetje ouderwets is – veel vrouwen vinden het immers prima om zelf een deur open te doen of hun jas aan te trekken – is het principe van eerst aan de ander denken en dan aan jezelf een mooi idee. Hoe ziet dat er op de werkvloer uit? Balfoort: “Het gaat om aanvoelen. Zou je het zelf fijn vinden als er in een vergadering door jouw verhaal heen wordt gepraat of dat je collega constant op zijn smartphone zit terwijl jij een presentatie geeft? Waarschijnlijk niet, dus doe het dan zelf ook niet.” Balfoort vertelt dat ze bij de bedrijven waar ze komt vooraf eerst altijd vraagt wat de pijnpunten zijn. “Werkgevers vertellen me over werk-nemers die op een warme dag in een korte broek naar kantoor komen, met zichtbare tattoos, en dat ze dat liever niet hebben. Of mensen die tijdens werktijd veel met hun smartphone bezig zijn. Maar ook mensen die collega’s uitnodigen op social media.
Als de baas jou een vriendschaps-verzoek stuurt op Facebook, vraagt diegene eigenlijk informatie over jouw privéleven – dat zou ik als baas niet doen. Dat zijn zaken die de werkgever niet in het contract kan zetten, daarom hoort het bij de etiquette, het zijn de ongeschreven regels.”
Een belangrijke ongeschreven regel is volgens Balfoort dat de klant altijd koning is. Ze krijgt als het warm weer wordt vaak de vraag: ‘Kan ik op kantoor in een korte broek verschijnen?’ “Doe het dan in elk geval niet als er klanten op het werk zijn. Dat is een kwestie van respect. Net zoals je klanten met ‘u’ aanspreekt.”
Deze ‘regels’ zijn afhankelijk van het soort werk dat je doet en veranderen door de tijd heen. Sinds corona is het bijvoorbeeld normaler om thuis te werken of een afspraak via Zoom in te plannen. “Ik zie ook steeds meer werknemers die buiten werktijd niet beschikbaar willen zijn, ook omdat het aantal mensen met een burn-out toeneemt. Het is een teken van respect dat de werkgever zich houdt aan de werkuren van de werknemers. Maar natuurlijk hangt het ook af van de beroepsgroep waarin je werkt – voor een arts bijvoorbeeld is het doorgaans normaler dat je vaker bereikbaar bent.”
Het belangrijkste, benadrukt Balfoort, is dat het bij etiquette altijd gaat over het basisprincipe: doe je de ander er een plezier mee?
Vier pijlers
Durf jij bij je leidinggevende aan te geven dat je liever niet in de avond-uren beschikbaar bent? Of dat je het vervelend vindt dat je collega’s tijdens een vergadering op hun telefoon kijken?
De kans is vele malen groter dat je dat durft als er op jouw werk een veilige sfeer heerst. Lies Wouters is arbeidsen organisatiepsycholoog en doet onderzoek naar psychologische veiligheid binnen teams. Wouters: “Ik word ingeroepen bij organisaties als ze hulp willen bij het welzijn van de mensen die er werken. Dat kan dan gaan om communicatie onderling maar eigenlijk om alle soorten gedrag van mensen binnen een organisatie, van zowel leidinggevenden als van de medewerkers. Uiteraard luister ik eerst naar wat er aan de hand is en dan start ik een coachtraject, trainings-programma of laat eerst onderzoek doen. Bijvoorbeeld door vragenlijsten uit te zetten bij de medewerkers.”
Volgens onderzoek zijn vier pijlers belangrijk voor psychologische veiligheid binnen een team: zelf-compassie, empathie, vertrouwen en autonome steun. “Als je de focus in je team legt op deze vier pilaren, komt de rest daaruit voort: plezier, creativiteit, betrokkenheid, welzijn. Momenteel ben ik aan het onderzoeken hoe je zorgt voor die vier pijlers, of het meer gaat om karakter of vaardigheden. Maar de basis voor al deze vier pijlers is zelfbewustzijn, dat je je bijvoorbeeld realiseert hoe je als leidinggevende in stressvolle situaties praat tegen je collega’s. Dat is een vaardigheid die je kunt leren.”
Wouters vertelt dat bij psychologische veiligheid op de werkvloer centraal staat dat je als team kunt omgaan met een ongemakkelijk gesprek.
“Soms vinden mensen het lastig om iets aan te geven, waardoor het niet gebeurt. Maar dat laatste zorgt juist voor een onveilige sfeer. Als het altijd alleen maar gezellig is, kan het zijn dat mensen ongemak niet durven uit te spreken.” Dus mensen, hop, begin met praten.
‘JONGE MENSEN DIE NET KOMEN WERKEN, KENNEN DE DRESSCODE NIET’
MAGDALENA (47) IS IT-RECRUITER EN HEEFT HAAR EIGEN BEDRIJF “Ik heb alles gezien en gehoord wat betreft etiquette op de werkvloer. Van blote tenen tot tattoos. Ik heb bij een Amerikaans bedrijf gewerkt. Daar moest je een pak dragen, vrouwen een witte blouse en colbert. In de financiële wereld is het zo dat je bij vrouwen niet hun blote benen mag zien, je moet altijd een panty dragen. De laatste jaren zie ik dat hier meer vrijheid in komt: doorzichtige blouses, beha’s die zichtbaar zijn. Dat was tien jaar geleden onmogelijk geweest. Ik werkte op de IT-afdeling en daar kwamen mensen ineens aanzetten in een korte broek met slippers. Persoonlijk hou ik daar niet van, ik denk dat bij elke functie een bepaalde uitstraling hoort, zeker in de consultancy en dienstverlening. Ik spreek mensen er wel op aan. Jonge mensen die net komen werken, kennen de dresscode niet. ‘Ga naar de winkel, haal een witte blouse,’ zeg ik zowel tegen mannen als vrouwen. Als je in de financiële sector werkt en naar klanten toegaat, kun je echt niet aankomen in een spijkerbroek met gaten. Dat is niet representatief.”
‘IK DURFDE NIKS TE ZEGGEN, WAS BANG DAT IK DAN NIET ALS EEN HARDE WERKER OVERKWAM’
JOHANNA (37) WERKT BIJ EEN CONSULTATIEBUREAU “Ik werk nu vier jaar bij mijn werkgever en de eerste drie jaar werd ik regelmatig in het weekend en in de avonduren door collega’s gebeld of geappt over werk.
Eerst durfde ik daar niks over te zeggen, omdat ik bang was dat ik dan niet als een harde werker overkwam. Ik dacht: zo gaat het hier gewoon. Ik vond het ook niet eens zo erg, totdat ik doorkreeg dat ik daardoor maar moeilijk mijn telefoon en laptop kon wegleggen ’s avonds. Ik was bang dat ik dan iets werkgerelateerds zou missen. Als gevolg daarvan kon ik moeilijk ontspannen. Ik realiseerde me dat het anders moest en heb dat aangegeven bij mijn leidinggevende. En daarna tijdens een vergadering met collega’s. Ik zei dat ik in mijn vrije tijd liever iets minder met werk bezig wilde zijn. Iedereen reageerde begripvol. Meerdere collega’s kwamen daarna zelfs naar me toe: ‘Dankjewel dat je dit hebt aangekaart.’ Sindsdien vind ik mijn werk leuker én ontspan ik beter.”
‘ TOEN EEN LEIDINGGEVENDE EEN DM STUURDE, ZEI IK DAT IK DAT EEN BEETJE ONGEPAST VOND’
WANDA (33) IS ADVOCAAT “Ik heb meerdere keren gehad dat een leidinggevende me wilde volgen op social media. Dat vind ik persoonlijk nogal ongepast. Mijn account is afgesloten en daarop deel ik privéfoto’s. Ook foto’s waarop ik dronken op een festival sta of in mijn bikini op vakantie. Ik vind het belangrijk om werk en privé gescheiden te houden. Maar ik heb niet uitgesproken dat ik het ongepast vind, daarvoor vond ik het een te klein iets. Ik heb het volgverzoek gewoon niet geaccepteerd. Pas toen een leidinggevende een keer een dm stuurde, ben ik naar hem toegelopen om te zeggen dat ik dat een beetje ongepast vond. In de dm stond niks geks of flirterigs, hij wenste me een fijne vakantie. Toch voelde het raar. Ik gaf het op een rustige toon aan: dat zijn berichtje aardig was, maar dat ik contact met collega’s liever via de mail laat verlopen. Hij werd een beetje rood, maar zei dat hij het begreep. Prima.”
‘IK MERK BIJ VERGADERINGEN DAT VOORAL MANNEN DOOR VROUWEN HEEN PRATEN’
KAYA (28) WERKT OP EEN KANTOOR “Ik word er gek van dat mensen tijdens vergaderingen steeds door elkaar heen praten en op hun telefoon zitten. Ik merk dat mannen vooral door vrouwen heen praten. Niemand zegt er iets van, terwijl ik zie dat andere mensen het ook doorhebben. Een keer vertelde ik op kantoor dat ik had gelezen dat er meer CEO’s zijn in Nederland die Peter heten dan dat er vrouw zijn. Toen was ik meteen ‘de feminist.’ Ik ben bang dat als ik dit aangeef, ik dan meteen weer ‘de feminist’ of ‘de doordrammer’ ben. Terwijl het toch heel normale etiquette is: niet door elkaar heen praten? Iedereen weet ook dat het asociaal is als je op je telefoon zit wanneer er iemand anders praat. Waarom doe je het dan? Het liefst zou ik het aankaarten bij de leidinggevende, maar dat durf ik niet. Ik ben van plan om het eerst met een collega die ik vertrouw te overleggen.”
3 TIPS VOOR LEIDINGGEVENDEN
van arbeids– en organisatiepsycholoog Lies Wouters
WAT KUNNEN LEIDINGGEVENDEN DOEN VOOR EEN GOEDE WERKSFEER?
1 Je kunt het gesprek aangaan met je team, vragen hoe het gaat op de werkvloer. Als je alleen maar positieve dingen tegenkomt, speel dan advocaat van de duivel: vind je niet dat dit en dit níét goed gaan? Als er alléén maar dingen goed gaan, is het wellicht een prachtig team, maar de kans is groter dat bepaalde dingen niet worden gezegd. Ga dan in gesprek met je team.
2 Je kunt ook van buitenaf onderzoek laten doen. Via 2daysmood kun je bijvoorbeeld een vragenlijst uitzetten binnen je organisatie.
3 Als je psychologische veiligheid ervaart op het werk, je vriendelijker in de auto stapt naar huis, slimmere keuzes maakt voor het milieu en meer aandacht hebt voor je kinderen.
Zelfreflectie-opdracht
HOE VIND JIJ DAT HET HOORT?
Wat denk jij van sommige (ongeschreven) regels op je werk? Schrijf het op.
1 Vind jij dat je alles mag dragen naar je werk? Waarom wel/niet?
________________________________________________
________________________________________________
2 Vind jij dat je altijd bereikbaar moet zijn voor je baas? Waarom wel/niet?
________________________________________________
________________________________________________
3 Vind jij het oké om opdrachten of taken te weigeren op het werk? Waarom wel/niet?
________________________________________________
________________________________________________
4 Vind jij dat je emoticons/emoji’s kunt gebruiken in e-mails naar collega’s? Waarom wel/niet?
________________________________________________
________________________________________________
5 Wat vind jij ervan als een mannelijke collega een opmerking maakt over je blouse of jurk?
________________________________________________
________________________________________________
6 Vind je dat je voor de ene collega op kantoor wel een taart kunt halen op z’n verjaardag en voor de andere collega niet?
________________________________________________
________________________________________________
7 Vind je dat je mails naar collega’s kunt beginnen en afsluiten met ‘Hey’ en ‘Groetjes’? Of ben je eerder voorstander van ‘Beste’ en ‘Met vriendelijke groet’?
________________________________________________________________________________________________
8 Vind je dat je met je collega’s dronken kunt worden? Waarom wel/niet?
________________________________________________
________________________________________________
9 Vind je dat je tijdens je werk je smartphone kunt gebruiken voor privézaken?________________________________________________________________________________________________
10 Vind je dat je zoomcalls kunt doen vanuit je slaapkamer in een joggingpak? Waarom wel/niet?
________________________________________________
________________________________________________
KIJK-, LUISTER- EN leestips
• HOE HEURT HET EIGENLIJK? de NPO-serie waarin Jort Kelder onderzoekt wat goede manieren of etiquette nou eigenlijk zijn.
• DE KUNST VAN ETIQUETTE het boek van Isabelle Coppens.
• HOE HOORT HET EIGENLIJK? het boek van Reinildis van Ditzhuyzen.
• MODERNE ETIQUETTE het boek van Beatrijs Ritsema.
• DE ETIQUETTE PODCAST hierin onderzoeken Jurre, Lizzy en Wessel wat sociaal gewenst gedrag is in uiteenlopende situaties.
DIT ZEGGEN ERVARINGSDESKUNDIGEN
Magdalena (47): “Als je nieuw bent op kantoor, vraag dan naar de bedrijfscultuur en -etiquette. Je kunt gewoon informeren of er verplichte kledingvoorschriften zijn. Vrijwel elk bedrijf heeft een eigen uitstraling.”
Kaya (24): “Zit je ergens mee? Je kunt eerst een collega die je vertrouwt in vertrouwen nemen.”
Wanda (33): “Ik zou werknemers geen vriendschapsverzoek sturen op social media. Daarmee zet je ze voor het blok, dat kan niet prettig zijn.”
Johanna (36): “Als je ergens mee zit, kaart het aan! Als je een goede leidinggevende hebt, zal die normaal reageren.”
